法人関係書類の保管期限（中小企業用）
お客様から会社の書類が多すぎて処分したいのですが、何年分くらいの書類を置いておけば良いですか？という質問をよく受けます。
そこで、主な書類の保管期限を一覧にしてみましたので、参考にしてください。
会社法上は10年、法人税法上は7年の保管が基本ですが、中小企業の場合、実務上どうしても保管場所が無いという人や、邪魔なので捨てたいという人もいらっしゃいますので、実務も考慮してどのくらい保管しとけば良いかを目安にしてみました。
中小企業で実務上作成してからある程度経った時期に書類の提出が必要となってくるケースとしては、税務調査があった時が一番多いのでは思います。
そのため、このページでは税務調査を目安として作成していますが、あくまでも実務を考慮した現実的な目安ですので、厳密には法律に基づいた期間の保管が必要です。
（当事務所は、保管期限に関して一定の目安を提供しておりますが、これに基づいて生じた損害については一切の責任を負いかねます。最終的な判断は貴社の責任において行っていただきますようお願い申し上げます。）
| 書類 | 保管目安 |
| 定款、株主名簿、社規、社則等会社の根幹に関わる書類 | 基本的に会社が存続する限り（変更があったとしても変更の履歴がわかるように、旧のものも残しておく） |
| 特許書類や賃貸契約書等、継続して効力の発生するような書類 | 基本的に効力が続く限り（永久保管をお勧めします） |
| 人事規定や就業規則等の規定 | 基本的に会社が存続する限り（変更があったとしても変更の履歴がわかるように旧のものも残しておく） |
| ・株主総会議事録 ・取締役会議事録 ・監査役会議事録 |
会社法に基づき10年 ・会社法318条2項 ・会社法371条第１項 ・会社法394条第1項 |
| 決算書類一式（計算書類および附属明細書、貸借対照表） | 会社法に基づき10年 （法人税法上は基本7年ですが、過去の決算情報を把握出来ますので、10年保管をお勧めします） ・会社法435条第4項 ・会社法435条第1項 ・法法126、150の2、法規26の3、54、59、66、67、平27改正法規附則2 |
| 総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳等の帳簿類 | 会社法上は10年ですが、法人税法に基づいて7年分でも良いのではないかと思います。（注：青色繰越欠損金が生じた事業年度は10年） ・第432条第2項 ・法法126、150の2、法規26の3、54、59、66、67、平27改正法規附則2 |
| 取引等に関して作成または受領した書類（棚卸表、注文書、契約書、領収書等の書類） | 法人税法に基づくと7年ですが、特に悪質な事をしていない会社でしたら、実務上7年分調査される事はまれなので、5年分でも良いのではないかと思います。（注：青色繰越欠損金が生じた事業年度は10年） ・法法126、150の2、法規26の3、54、59、66、67、平27改正法規附則2 |
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・給与所得者の扶養控除等申告書 |
所得税法に基づくと7年ですが、特に悪質な事をしていない会社でしたら、実務上7年分調査される事はまれなので、5年分でも良いのではないかと思います。 ・所規76の3、77、77の4、措規18の23、18の23の3 |
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・労働者名簿 |
5年 ・労働基準法の第109条 |
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・雇用保険に関する書類 |
4年 ・雇用保険法施行規則第143条 |
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・時間外・休日労働に関する協定届（36協定） |
3年 ・労働者災害補償保険法施行規則51条 |
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・健康保険に関する書類 |
2年 ・健康保険法施行規則三十四条 ・厚生年金保険法施行規則第28条 |
※上記内容は令和６年12月4日現在の法令等に基づくものであり、将来変更される可能性があります。
また実際の判断はご自身で行っていただきますようお願いいたします。